Essere preparati e pianificare per le contingenze

Il successo che sta alla base di ogni evento è da ricercarsi nella gestione dei dettagli minori. I migliori event planner (Milano e provincia: Semplicemente Perfetti) sono coloro che lavorando con un sistema completo si dimostrano in grado di prevenire problemi di vario genere, sia prima che a evento in corso. Una caratteristica fondamentale di un event planner capace è quella di tenere in considerazione tutto, spaziando dai dettagli più piccoli, passando per fattori di media importanza e terminando con elementi eclatanti di un evento. Per preparare al meglio i matrimoni, le feste di laurea o eventi aziendali di larga portata bisogna calcolare con precisione ogni aspetto, organizzando gli elementi in modo da formare una traccia unica e ricollegando quelli più piccoli a quelli più grandi. Noi, appassionati della nostra professione, non ci facciamo intimidire dagli ostacoli che incontriamo verso l’organizzazione di qualsiasi evento, venendo incontro alle vostre personali esigenze.

Flessibilità

In un’epoca di budget sempre più ristretti e tempi di realizzazione sempre più brevi, gli event planner devono essere capaci di pensare e agire velocemente, mettendo in correlazione tra di loro diversi elementi. E qualora si manifestassero problemi di sorta, gli specialisti dell’organizzazione di feste dovrebbero anche essere capaci di cambiare direzione velocemente, per non creare intoppi o problemi. A noi, in veste di event planner con esperienza pluriennale alle spalle, ci piace vedere l’ organizzazione di eventi di successo similmente a come viene costruita una solida casa sulle sabbie mobili: una sfida che portiamo fino alla vittoria, fino alla costruzione di quell’esperienza indimenticabile, ricordata per diversi anni, in mezzo alle crisi iniziali, errori e imprevisti. Del resto, quel che conta è il viaggio verso la metà, no? E più duro è il viaggio, più grande è la soddisfazione una volta che si giunge a destinazione.

Avere una visione chiara

Oggigiorno più che mai occorre vedere la situazione chiaramente, esaminandola in tutte le sue sfaccettature. Anche se molte persone pensano che il compito degli event planner riguardi semplicemente il design dell’evento, non è affatto così. Anzi. Il compito di buoni organizzatori di eventi riguarda soprattutto la psicologia dell’evento, sapendo collegare i vari elementi che lo costituiscono in maniera idonea. Per poterlo fare, dei buoni eventi planner devono avere una visione generale e univoca, in modo da riuscire a comprendere il sistema sia al suo completo, che in alcune sue parti. In questo modo, la visione totale aiuterà gli event planner a preparare ciò che i partecipanti vogliono, rendendo l’esperienza magnifica. E alla fine, la soddisfazione di coloro che ci hanno richiesto di organizzare l’evento, sarà anche la nostra soddisfazione. Perché la felicità dei richiedenti è anche la felicità di un event planner vittorioso.

Attenzione ai dettagli

Come è già stato accennato prima, i dettagli sono fondamentali. Essi rappresentano la base. L’attenzione ai dettagli è ciò che potrebbe fare di un evento mediocre una grande esperienza. Pertanto dei buoni event planner devono sempre seguire i dettagli per essere consci di ciò che comportano, se cambiano, quando lo fanno, e in che modo. Perché la modifica dei dettagli in un’area dell’evento potrebbe benissimo influire anche su un’altra area, cambiandola. E alla fine dei conti, si potrebbe instaurare una serie di modifiche a catena che porterebbero al disastro. In qualità di event planner di successo, la nostra missione è evitare che ciò accada.

Abilità di ascoltare e comprendere gli obiettivi dei nostri clienti

Un buon event planner organizza e da ordini. Un ottimo event planner ascolta, comprende, organizza e da ordini. Nel nostro lavoro bisogna saper ascoltare e comprendere ciò che i clienti davvero vogliono, ciò che sta alla base dei loro desideri. Bisogna andare al nocciolo della questione collegando le idee e agendo in base a queste. Solo così si riescono a raggiungere gli obiettivi del cliente, che sono anche i nostri.

Umiltà

Questa è, forse, la caratteristica più importante. Un ottimo event planner non deve concentrare su di sé le attenzioni. Lui sa che l’evento è dedicato ad altri, e che pertanto le attenzioni stesse devono essere rivolte all’oggetto della festa. Pertanto un ottimo pianificatore di eventi deve fare in modo da puntare tutti i riflettori su dove richiesto, mettere i giusti accenti, non evidenziare se stessi, ma mettere al primo posto il desiderio del cliente. Alla fine ne sarà sicuramente valsa la pena.